Software de gestión documental a medida para empresas

Desarrollamos sistemas para centralizar documentos, controlar versiones, permisos y estados, localizar información con rapidez y convertir revisiones, aprobaciones o renovaciones en procesos trazables.

Versiones y trazabilidad
Permisos y aprobaciones
Integraciones

Cuéntanos cómo gestionáis los documentos

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Software de gestión documental a medida para empresas

El problema

Guardar archivos no es lo mismo que gestionar documentación

Una carpeta compartida deja de ser suficiente cuando necesitas saber qué versión es válida, quién debe revisar un documento, qué falta en un expediente o qué archivo está a punto de caducar.

Analizar mi proceso documental

Versiones duplicadas

Archivos finales, revisiones y copias circulan por correo sin una versión claramente vigente.

Difíciles de encontrar

El documento existe, pero no se recuerda en qué carpeta, expediente, email o aplicación está guardado.

Permisos poco claros

No todas las personas deberían poder consultar, descargar, modificar o aprobar los mismos archivos.

Revisiones por email

Aprobaciones, correcciones y solicitudes de documentos dependen de cadenas de correo y seguimiento manual.

Sistema documental

Controla el ciclo de vida del documento, no solo su almacenamiento

Diseñamos la gestión documental alrededor de vuestros tipos de archivo, usuarios, reglas y procesos.

01 · REPOSITORIO

Centralizar documentos

Archivos asociados a clientes, expedientes, proyectos, proveedores, contratos o pedidos.

02 · METADATOS

Clasificar con contexto

Tipo, cliente, fecha, estado, expediente, etiquetas, responsable y campos propios.

03 · VERSIONES

Control de versiones

Histórico, versión vigente, autor, fecha y restauración cuando sea necesaria.

04 · PERMISOS

Acceso por rol

Lectura, descarga, edición o aprobación según usuario, perfil u organización.

05 · ESTADOS

Revisión y aprobación

Borrador, pendiente, revisión, aprobado, rechazado, vigente o archivado.

06 · BÚSQUEDA

Filtros y buscador

Encuentra por nombre, cliente, expediente, fecha, estado, etiqueta o metadatos.

07 · VENCIMIENTOS

Caducidades y avisos

Fechas de validez, recordatorios, pendientes y renovaciones.

08 · TRAZABILIDAD

Historial de actividad

Registro de subidas, cambios, revisiones, aprobaciones y otras acciones relevantes.

Flujo documental

Un archivo puede recorrer todo el proceso sin salir del sistema

El documento deja de ser un adjunto aislado y pasa a tener responsables, estados y reglas.

Entrada

Se sube, llega desde un portal o se genera desde otro proceso.

Clasificación

Se asocia a cliente, expediente, tipo y metadatos.

Revisión

Los responsables aprueban, rechazan o solicitan cambios.

Vigencia

Los responsables aprueban, rechazan o solicitan cambios.

Búsqueda e indexación

Encuentra el documento por lo que sabes de él

Cuando existen cientos o miles de archivos, una estructura de carpetas no siempre basta. Los metadatos permiten localizar información por contexto.

Cliente, proveedor, expediente o proyecto.
Tipo documental, fecha, estado o responsable.
Etiquetas y campos personalizados.
Resultados condicionados por permisos.

Encuentra el documento por lo que sabes de él

Permisos y trazabilidad

No todos los documentos deben estar disponibles para todos

Definimos permisos por usuario, rol, departamento, organización o tipo documental.

Lectura, descarga, subida, edición y aprobación.
Documentación privada por cliente o expediente.
Historial de acciones relevantes.

No todos los documentos deben estar disponibles para todos

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Gestión documental

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Casos de uso

Documentación con reglas diferentes según el proceso

La misma base puede adaptarse a contratos, expedientes, proveedores, calidad, proyectos o documentación técnica.

Contratos

Versiones, renovaciones, vencimientos, anexos y responsables.

Expedientes

Tipos obligatorios, estados, responsables y documentación pendiente.

Proveedores

Seguros, certificados, homologaciones y documentos con vigencia.

Calidad

Procedimientos e instrucciones donde importa la revisión vigente.

Documentación técnica

Planos, fichas, manuales, informes y entregables.

Facturas y justificantes

Archivos vinculados a clientes, proveedores, pedidos o validaciones.

Solicitudes

Documentos aportados por usuarios y sujetos a revisión o rechazo.

Archivo histórico

Documentación cerrada con búsqueda, metadatos y permisos.

Integraciones

Los documentos pueden formar parte del resto de tus procesos

La gestión documental a medida tiene especial sentido cuando debe compartir información con otras herramientas.

ERP y software de gestión.
CRM y procesos comerciales.
Áreas privadas de clientes o proveedores.
Firma electrónica cuando exista integración disponible.
APIs y sistemas externos.

Ver APIs e integraciones

Elegir bien la solución

¿DMS estándar o gestión documental a medida?

Si una herramienta existente cubre razonablemente el proceso, puede ser la opción más eficiente. El desarrollo a medida cobra sentido cuando las reglas documentales forman parte de la operativa.